Coaching Online – Persiapan Teknis

Written by Mariani Ng Posted in Mariani Ng on Monday, 15 February 2021.

Temu muka secara online adalah salah satu pilihan untuk menembus batas ruang jarak dan juga waktu. Bagi yang berada di luar kota, online menghemat waktu dan biaya transportasi, belum lagi kalau perlu menginap. Demikian juga bagi mereka yang berada di kota macet seperti Jakarta, online menghemat waktu bermacet ria. Tinggal klik saja, sudah bisa bertemu online, dan dalam hitungan menit, kita bisa berganti dari satu pertemuan (meeting) ke pertemuan lain dengan cepat. Efisien waktu. Terlebih lagi di masa pandemic ini.

Namun ada satu hal yang signifikan membedakan online dan temu muka langsung, yakni kedekatan psikologis. Berikut ini adalah beberapa penjelasan atas fakta dan pengalaman yang saya alami selama melakukan coaching online selama ini, dengan berdasarkan pada cara kerja sensori yang mempengaruhi pikiran dan perasaan seseorang (di NLP disebut sebagai submodalities).

  1. Saat bertemu muka, kita bisa langsung bersapa ria lengkap dengan ekspresi seluruh badan. Tanpa batasan apapun (frameless). Beda dengan online, di mana ada batas bingkai layar (laptop maupun HP) seakan dalam kotak. Hal ini akan membatasi koneksi batin satu sama lain.
  2. Saat bertemu muka, kita terlibat langsung dalam interaksi dua arah. Sedangkan dengan online, kita mengamati satu atau banyak orang sedang berbicara dalam satu layar yang sama, seperti sedang menonton televisi.
  3. Saat bertemu muka, semua orang yang sedang berinteraksi sama besar (ukurannya). Sedangkan saat online, orang yang kita ajak bicara hanya sebesar layar. Bahkan lebih kecil lagi ketika duduk lebih menjauh. Apalagi saat dengan beberapa orang, satu layar dibagi beberapa wajah. Terlebih lagi bila online menggunakan HP, akan terlihat sangat kecil dalam gengaman tangan. Adapula yang video off alias hanya muncul suaranya saja. Wah.. ini akan sangat mempengaruhi mereka yang mengandalkan visual, karena kehilangan kontak visual-nya. Catatan: Saya mensyaratkan coaching online perlu dengan laptop dan video on, tidak memperbolehkan dengan HP. 
  4. Saat bertemu muka, keterlibatan kita adalah 3 dimensi. Hidup, ada dinamika ekspresi tawa maupun serius. Sedangkan saat online, pihak yang sedang kita ajak bicara tampil 2 dimensi, datar di layar. Hal ini akan mengurangi intensitas perasaan yang muncul.

Bila terpaksa coaching online, berikut beberapa tips teknis yang perlu diperhatikan yang dipisah dengan 2 kategori sebagai berikut:

  1. Lingkungan
    Set-up lingkungan penting dalam rangka membangun rasa aman berbicara dan  nyaman untuk eksplorasi, bebas dari gangguan.
    Saat temu muka:
    • Duduk saling berhadapan dengan posisi 90 derajat (atau membentuk huruf L)
    • Berada di lingkungan nyaman (tidak panas) dan aman (bebas dari gangguan) sehingga coachee bisa bercerita dengan tenang dan bebas
    • Posisi duduk sedemikian rupa sehingga coachee bebas eksplorasi tanpa menghadap tembok, juga tidak mengarah pada area yang sibuk banyak aktivitas, karena bisa mengganggu konsentrasi coachee.

    Saat online:
    • Kita tidak punya pilihan kecuali duduk berhadapan dengan layar laptop. Namun disarankan agar coach duduk di kursi beroda sehingga saat masuk ke sesi coaching yang lebih intensif, coach bisa memutar badannya secara fleksibel membentuk 90 derajat dengan coachee di dalam layar. Tidak kaku. Santai.
    • Pastikan coachee berada dalam ruangan yang aman dan bebas gangguan.
    •      - Bila di kantor, pastikan tidak terganggu oleh rekan kerja di kanan kiri yang akan bisa mendengar pembicaraan.
           - Bila di rumah, pastikan bebas dari gangguan anak dan/atau bila ada hal yang confidential, bisa diceritakan dengan bebas tanpa kuatir didengar oleh orang rumah.
           - Di kantor, bisa mendadak ada yang interupsi minta tanda tangan. Di rumah, bisa mendadak terganggu oleh bel pintu
  2. Tampilan
    • Line internet: Perlu stabil sehingga suara tidak tiba-tiba menghilang, gambar mulai ‘freeze’ atau terpatah-patah. Pada momen yang sedang sensitif, hal ini bisa mengganggu momentum. Disarankan agar coach memberikan frame awal atas keadaan ini. Bila sampai terjadi, maka coach perlu integrasikan keadaan tersebut sebagai bagian dari coaching dan tidak membesar-besarkannya. Abaikan, minta maaf atau tertawa bersama atas suara yang terpatah-patah, lalu lanjutkan coaching seakan tidak terjadi apa-apa. Pernah kejadian dimana di tengah sesi coaching mendadak suara dan gambar terpatah-patah, lalu pembicaraan langsung beralih untuk kutak-katik tes suara dan gambar selama hampir 10 menit sehingga kehilangan fokus, perlu waktu untuk menyambung kembali momentumnya.
    • Latar belakang: Gunakanlah latar belakang sesederhana mungkin. Ada yang berada di depan tumpukan buku, lukisan yang banyak tulisan dan aneka gambar. Akhirnya coachee akan ‘salah fokus’ ingin tahu ada buku apa saja, membaca tulisan di lukisan tersebut atau perhatikan hal-hal lain di belakang kita. Pernah suatu kali saya sedang meeting, salah seorang rekan menggunakan virtual background akuarium di mana ada beberapa ikan yang sedang berenang ke sana kemari. Tanpa sadar saya lost focus karena asyik mengikuti alur seekor ikan nemo yang sedang berenang dengan anggunnya :-D
    • Virtual background: Hindari pada saat sesi coaching. Pada sebagian besar laptop, virtual background menutupi gerakan tangan, sebagian gerakan juga jadi bias. Sebaiknya asli saja apa adanya sehingga kita bisa mengamati setiap gerakan dengan jelas.
    • Kamera: atur agar mata setinggi kamera. Dengan demikian, kita seakan sedang kontak mata sejajar dengan orang yang ada di seberang sana. Saya sering melihat ada yang melakukan online dengan kamera di bawah, alhasil kita melihat lubang hidungnya (maaf). Ada pula yang kamera terlalu di atas sehingga kita melihat nyaris hanya kening dan mata saja. Posisi yang ideal adalah:
    •       - Kamera sejajar dengan pandangan mata sehingga kita melihat tegak lurus sama tinggi dengan layar, orang di seberang sana akan merasa seperti sedang kontak mata dengan kita.
            - Tampilan yang muncul adalah minimal pundak ke atas dan berikan sedikit ruang antara rambut dengan ruang kosong di atas. Kepala yang terlalu pas dengan batas layar atas juga memberi kesan ‘besar’ dan dominan.
            - Duduk tenang (tidak banyak gerak). Pernah dalam suatu sesi online training, ada seorang peserta yang memegang laptop sambil jalan dan banyak gerak – putar ke atas dan ke bawah. Alhasil seorang peserta lainnya mengirim pesan japri ke saya di ruang chat, minta agar orang tersebut diam atau mematikan kameranya, karena dia pusing melihat gerakan-gerakan tersebut. Padahal layar orang tersebut hanya 1 layar kecil di antara 20an layar lainnya. Tetap bisa terganggu.
    • Pengaturan suara: Pastikan saat berbicara, tidak banyak gerakan yang akan mengubah posisi suara. Berpaling kiri dan kanan akan mengubah alur udara sehingga suara yang terdengar kurang jelas.
    • Gerakan tangan: Bila perlu bergerak, pastikan gerakan tangan tertangkap oleh layar. Kadang kita ingin menggerakkan tangan ingin menggambarkan dua titik di kiri dan kanan namun terlalu lebar sehingga tidak tertangkap oleh kamera, coachee tidak melihatnya. Ada pula yang gerak tangan di bawah kamera, tidak bisa dilihat oleh coachee. Ruang kita hanya sebatas apa yang tertangkap oleh kamera.

Sebelum coaching online dimulai, lakukan persiapan teknis di atas sebagai tambahan atas persiapan yang perlu kita lakukan untuk coaching sebagaimana biasanya. Semoga bermanfaat.

Jakarta, 15 Februari 2021
Mariani
METAMIND Meta Coach

About the Author

Mariani Ng

Mariani Ng

She is a Founder of PT. METAMIND Tata Cendekia and the first woman in ASIA who is certified and licensed trainer of  NLP – NS trainings to provide International Certification of Meta-NLP Practitioner, International Certification of Master Practitioner.

Click here for detail

Why METAMIND?  read